2026.10.17

病院の予約変更、電話で何を伝える？案内動画は「かける前」から作ろう

「予約を変更したいのですが、何を用意すればいいですか？」

この質問への案内を動画にするなら、電話をかける前に必要な情報から始めます。連絡先と受付時間、手元で確認してほしいもの。院内で使っている案内を短く整理し、声と字幕を付ける方法です。

今回は、診察予約の変更を電話で受け付けている架空の施設を例にします。実際の受付方法や変更条件は、施設・診療科ごとに確認してください。

まず、院内の案内を一つにそろえる

予約変更の方法が、紙とWebで違っていないでしょうか。動画を作る前に、担当部署が確認した最新の案内を用意します。

確認したいのは、次の項目です。

すべてを一つの動画に詰め込む必要はありません。まずは「この窓口へ、いつ、何を用意して電話するか」が分かる内容に絞ります。

患者さん向けの案内動画を検討している方は、医療・製薬・病院向けの活用方法もご覧ください。

ここからは、構成を考えるための架空例です。実在する施設の運用や患者さんの情報ではありません。

窓口名、電話番号、受付時間を大きく載せます。番号や時間は、承認済みの案内から正確に転記します。この記事では、架空の番号や受付時間を作りません。

原稿には、院内で決めた対象範囲も入れます。「変更希望の連絡」と「変更の確定」が別の手続きなら、その違いが分かる言葉を残してください。

見出しは「予約変更のお電話の前に」。予約票の見本を置き、確認する欄を示します。この例では「予約日時」と「診療科」です。

実際の予約票は使わず、氏名・患者番号などのない説明用の見本を作ります。

原稿も、短くします。

「予約票をお手元にご用意ください。予約日時と診療科を確認してから、お電話ください」

この文は例文です。必要な情報と案内の順番は、その施設の受付担当者が決めます。

2枚のPowerPointまたはPDFを用意したら、mind2D.aiに取り込みます。生成された原稿を確認・編集し、音声を再生して、窓口名や番号の読み方を確かめます。

予約票のどこを見るか示したい場面では、蛍光ペン機能で強調する範囲を手動で指定できます。見本を大きく見せたいページは、キャラクターを表示せず、スライドだけを見せる設定も使えます。

字幕を付けたら、音を消した状態でも見直します。電話番号を読めるか。受付時間を見落とさないか。初めて見るスタッフにも確認してもらうと、作り手が気づかなかった迷いを探せます。

操作方法は、公式取扱説明書で確認できます。

最後に、元の案内、スライド、原稿、字幕、音声を照らし合わせます。特に、数字、曜日、受付できない条件は、同じ意味になっているかを確認します。

動画の完成後に原稿を修正した場合は、書き出し直しが必要です。ダウンロードした動画にも修正が入っていることを確認してから配布します。

案内の確認日と、更新を担当する部署も決めておきます。受付時間が変わったときは、Webページと配布した動画の両方を見直せるようにしておくと、次の担当者にも引き継ぎやすくなります。

この例は、電話での手続きを説明する案内動画です。動画の視聴だけで予約変更が完了するという案内にはしません。実際の手続きは、各施設が定めた方法に従います。

最初の一本は、受付で繰り返し聞かれる質問から。手元の予約案内を動画にしてみたい方は、医療向けページをご覧ください。