オンライン研修の事前案内、何を伝える？準備が分かる短い動画の作り方
「資料はメールで送りました」
でも、受講する人は、そのファイルを開けるでしょうか。
当日までに何をしておけばよいか、分かるでしょうか。
オンライン研修の準備案内は、「ここまでできれば準備完了」という状態を、短い動画で見せると具体的になります。参加URLや資料へのリンクは、動画と一緒に文章でも渡します。
長い予習教材を増やす話ではありません。今回は、研修が始まる前に、受講者が必要な資料を開いて待てるようにする案内の作り方です。
「資料を準備してください」を、もう一歩具体的にする
準備する側には当たり前でも、初めて参加する人には分からないことがあります。
添付ファイルが複数ある。どれを使うのか。
資料は印刷するのか、パソコンで開くのか。
事前に記入するのか、研修中に書くのか。
この違いを文章だけで説明しようとすると、注意書きが増えてしまいます。
そこで、動画では「何を開くか」「開くと何が見えるか」「どこまでやればよいか」を見せます。研修の全体説明や講師紹介まで、一度に詰め込む必要はありません。
手元のPowerPointから作るなら、mind2D（公式サイト）を使えます。資料をもとに原稿・AI音声・字幕を作れるので、準備の説明のために講師が撮影や録音をする方法以外も選べます。
mind2D.ai｜資料も撮影動画も、入れるだけ。PowerPoint・PDF・動画からAIで説明動画とリール動画を作成mind2D.aiは、PowerPoint・PDFの資料や撮影した動画を入れるだけで、AIが説明動画と縦型のリール動画を作るサービスです。台本・ナレーション・字幕・12言語の翻訳と吹き替えまで。社内研修、マニュアル、商品紹介、SNS の動画づくりを無料プランから始められます。mind2d.ai
例：企画書づくり研修なら、3枚で何を見せる？
ここからは、社内の「企画書づくり研修」を想定した架空の構成例です。配布するのは、練習用のPowerPointファイルとします。
1枚目：使うファイルを見分ける
画面には、演習用ファイルの名前とアイコンを大きく載せます。
読み上げる言葉は、例えば「案内メールにある『企画書研修・演習用』のファイルを、使うパソコンに保存してください」。
名前が似た参考資料もあるなら、違いが分かるように並べます。実際の受講者名や社内の機密資料が映らない、説明用のサンプルを使いましょう。
2枚目：開いたあとの画面を見せる
次は、そのファイルを開いた画面です。
「最初のページに『演習シート』と表示されれば、今回使うファイルです。今は入力せず、そのままにしてください」
こう伝えると、開けたかどうかに加えて、今すぐ書き始める必要がないことも示せます。事前記入が必要な研修なら、入力する欄と量が分かる例に変えます。
3枚目：準備完了の状態をそろえる
最後は、研修の開始時に用意してほしい状態を見せます。
「当日は、この演習ファイルを開いた状態で参加してください。開けない場合は、案内メールにある研修担当者へご連絡ください」
ファイルを保存しただけでよいのか、開けることまで確認するのか。この違いを、作り手の中で決めてから動画にするのがポイントです。
動画で見せることと、メールに残すことを分ける
動画は、画面や準備の流れを見せるのに使います。一方、押して開くリンクや、あとで見返す情報は文章に残します。
動画：使うファイルの見た目、開いた画面、準備が終わった状態。
メール：開催日時、参加URL、資料のダウンロード先、準備の期限、問い合わせ先。
URLを動画の中に表示するだけだと、見る人が入力し直すことになります。案内メールには、実際に開けるリンクと短いチェックリストを添えましょう。
例えば「演習ファイルを保存した」「最初のページが開けた」の2項目。動画をもう一度見なくても、自分の準備状況を確認できます。
PowerPointからmind2Dで事前案内を作る
先ほどの3枚に、読み上げる言葉を加えれば、動画にするための元資料になります。
説明用の画面と、受講者にしてほしい行動をPowerPointにまとめる。
発表者ノートに、各ページで読み上げてほしい文を書く。
mind2Dに資料を取り込み、ノートがある場合は「発表者ノートをそのまま読む」の設定を確認する。
原稿と「音声を再生」で読み上げを確認し、必要な箇所を直してから動画を書き出す。
ノートのないページはAIが原稿を作ります。ファイル名や期限、受講者にしてほしいことが変わっていないか、完成前に確認してください。詳しい操作は公式の取扱説明書に掲載しています。
取扱説明書（使い方）｜mind2D.aimind2D.ai の使い方。PowerPoint・PDF の資料や撮影した動画（MP4）を取り込み、AI がスクリプトと字幕を書き、字幕付き・外国語吹き替え版の説明動画や、縦型のリール動画を書き出すまでの手順を、画面の写真つきで説明します。mind2d.ai一度にきれいな説明を作ろうとするより、まずは受講者が迷いそうな準備を一つ、最後まで案内できる形にしてみましょう。
公開前は、初めて参加する人の目線で試す
担当者が内容を確認したら、可能であれば、制作に関わっていない人に動画と案内メールを渡してみてください。
正しいファイルを選べるか。
動画と同じ画面まで進めるか。
準備を終えてよいタイミングが分かるか。
困ったときの連絡先が分かるか。
途中で迷ったら、注意書きを足す前に、止まった画面を確認します。ファイル名が違うのか、案内したボタンが見つからないのか。原因が分かれば、直すスライドも絞れます。
字幕や文字の見やすさは、説明動画をスマホで見たときの見直し方も参考にしてください。
説明動画をスマホで見たら、文字が小さい。スライドを読みやすくする3つの見直し｜mind2D.aiPowerPointから作った説明動画の文字が、スマホでは小さくて読めない。情報の分け方、文字や図の見せ方、mind2D.aiのキャラクター表示切り替えを、貸し会議室の架空の例で紹介。書き出した動画を実際の配布先で確かめるポイントも整理します。mind2d.aiよくある質問
案内メールを全部動画にした方がよいですか？
全部を置き換える必要はありません。画面を見せたい部分を動画にし、日時・リンク・連絡先は文章にも残すと、必要な情報を探し直せます。
研修本編の予習も、この動画に入れますか？
今回の動画は、参加の準備に絞ります。本編の事前学習が必要なら、学習の目的と受講者の負担を考えて別に設計しましょう。準備だけしたい人が、長い講義の中から案内を探す形は避けたいところです。
次の研修の案内から、1本作ってみませんか
次に送る案内メールを開いて、「ここは画面で見せた方が早そうだな」と思う準備を一つ選んでみてください。
ファイルを開くところまで。使う道具をそろえるところまで。小さな案内でも、完成した状態を見せる動画にできます。
資料からAI音声・字幕付きの説明動画を作るなら、mind2D公式サイト https://mind2d.ai/をご覧ください。手元のPowerPointから試せます。法人での利用や動画制作について相談したい方は、公式サイトのお問い合わせからお知らせください。
